工作邮件使用的五大守则
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( A# B, W! L7 u' b# h9 b/ W最近，沪上某大公司内出了则大八卦———据说，有个职员在跳槽前夜给所有同仁以及客户发了邮件，控诉公 司的种种不是。这件事震动了公司高管，他们召开紧急会议，不惜花费巨额资金更新网络系统，监控邮件。　
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3 _; e! f* \; ~" g电子邮件，已成了办公室里隐藏的地雷。

守则一：不要随便“回复所有人”
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　　阿康 外企职员
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　　千万不要在回复邮件时随便点击“回复所有人”———这是我从我那倒霉的客户那里学来的“血的教训”。; o" n2 w; M+ o7 [

/ h9 a8 c% c. R' V5 n* A　　那次接手一个挑剔的客户，耗了很久，价格一直谈不拢，差不多有两周时间，我每天上班头一件事，就是和对方互通邮件、打探进展。那段日子，老板盯、对方拖，搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天，在我们通过20封邮件时，我的邮箱里忽然出现了一封“机密”信函，上面有这家公司讨论我们公司的报价的详细经过，包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价格，还有准备对付我们的具体计划。$ T0 t. K) g2 `$ c0 K' L
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　　这下好了，掌握了对方的底线，后面的事情做得极其顺利。那个项目谈完，老板对我刮目相看。
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　　我心里有鬼。冷静之后仔细研究了这封邮件的来龙去脉，终于发现：发给我这封邮件的人一定是在某次疏忽之下按了“回复所有人”，才把信不小心传到了我手里。
; Z: @7 P; {* S) H2 E　　也真怪不得他，之前我们往来的邮件实在过多，而且所有的邮件题目都是一长串“RE：RE：RE……”，看起来极其相似。我的邮件发给他、他的老板后，他老板回复给了他，还有他们公司的财务、我以及更多人。之后他们内部还讨论了很多问题，他就沿用那些几经回复的信件，继续发给我询问。这个倒霉蛋初期一直把这项工作做得有条不紊，哪些人在“收件人”一栏里，哪些人在“抄送”栏里，从不混淆，直到有一次，在这么多个类似标题的邮件里，他终于“迷失”了，一点“全部回复”……

守则二：沟通重要事件时，最好使用邮件，如果你光打电话，对方可以耍赖　　9 l: k$ Y% m3 K7 Z2 h
大卫 物流管理3 o9 C+ o) F$ @! O5 g/ ?

# l$ P4 z. }9 j9 V7 E　　在我还是新人时，吃过一次这样的亏。那是一个做事非常拖拉、工作极为马虎的客户，每次交接，都需要我无数次催促、反复提醒。. f2 f1 H, F; t+ T3 H
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　　有一次，由于缺少一些材料，他们公司委托我们发的一批货无法申报。我第一时间就给对方打电话交代了这个情况。我们这行，时间就是金钱。我反复跟他说，如果在几点前备不齐这些材料导致耽搁进程，那就是他们的责任了。
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1 D% i8 `6 \+ u　　他满口答应，说两个小时后就能给我回音。没想到，两小时过去了、一个上午过去了，还是没发材料来。下午我又催了一次，他还是说“马上”、“马上”。9 e8 \6 N, W+ R- U5 T3 V: `' j3 ^2 I
　　最后的结果可想而知。对方老板怒了，一个电话打到我老板那儿，投诉我工作不力。
9 p  U; f+ y5 z& n) `　　“我确实打过电话了呀。”我向我们老板诉苦。' {% b* w% L2 J/ R0 c: P/ s& |
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　　“你为什么不发邮件呢？”老板虽然相信我，可是对方一口咬定我没通知，口说无凭，没有邮件作证据，只能由我们来赔偿损失。
. V3 q: w  J1 n& O6 Q2 |　　老板亲授心得：“下回遇到这样的人，非但给他写邮件，还应该明抄一份给他的上司，这样，他就不敢怠慢了。”
9 U$ T- V& J' P* r9 |　　姜还是老的辣，办公室“游戏准则”之一就是：遇见重要的事，先发邮件，把责任扔给对方再说。

守则三：如有需要，请用BCC（暗抄）7 T# w+ N8 D) M6 w$ O' A

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0 j0 Y( f( T/ ^5 M% [5 T前不久，办公室里议论纷纷，说领导最近准备给上上下下所有人配备商务手机。一时间人人纳闷———一向精打细算的领导怎么一下子出手大方起来了？
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  M3 {* E+ x4 ?+ ~) r　　不久，手机如期而至，公司里还搞了统一的培训，教大家如何用手机收发邮件、处理公文。又过了一阵子，下达最新指令：所有关键部门的员工，24小时开机，随时处理邮件！消息一出，各路流言飞转，出现了多种关于此举动机的猜测：一说公司里各部门严重推卸责任，出现事故，互相推诿，A怪B没有告知，B说自己已经书面邮件通知，A说没有收到邮件；另一种说法是，前不久公司内部出现“打小报告邮件事件”，有人趁他人不备，在对方电脑上使用邮件系统，发送出一份举报信，结果，该信还落入了被举报人手中，他找到发信人论理，该人说一定是有人为了陷害自己，盗用信箱发信；还有传言，说是两个部门的人结怨，跑去领导那里论理，要求每次发完邮件，必须电话通知或者消息确认，不然存在“陷害”的可能性……
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$ R5 H6 y  o0 r# c　　也不知是哪个“军师”的主意，最后让领导下决心给每个人都配置了这款可发邮件的商务手机，现在，所有人都胆战心惊地24小时开机，并且一看到有“CC”（抄送）给自己上司的邮件就格外认真，如果看到了显示BCC（暗抄）的邮件，那么，赶紧起床吧，这觉是再也睡不好了。

守则四：如果你是老板，请设置“敏感词”: `/ w: k7 [, g- p9 x0 U
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　　小言 外企行政了+ @& y# H1 M" z0 o4 z" n' D! U

! F  v! ^$ U. @% a7 g　　前不久公司出了一件大事：一个不满工作的员工在跳槽前夜，调出所有同事和客户的电邮，群发了一封“控诉信”。
5 S: C% N; ?4 H, y% r4 ]( y　　除了对公司内部关键人物的投诉之外，还列举了公司内部存在的种种管理漏洞。邮件最后说：“这样缺乏信誉的公司，你们还敢和他继续有生意方面的合作么？”9 n1 S8 D8 |% P' C2 P9 g/ R) a
　　邮件是周一早上群发的，那天我正好在外面办事，下午回到办公室，据说已经被集体删除了。不过，好多人都悄悄备份存在自己的电脑里，我就是那样看到了这封邮件。有好一阵子，它被当作上班生活的调味剂。# c1 ]) e: C7 C
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　　据说，高层大骇，虽然最后找到那名员工并追究了法律责任，可对于我们这样的大公司来说，毕竟很是“坍台”。8 L1 T) U5 E7 J9 A% x
　　于是，消息灵通人士最近通知我们，老板出资百万购了一套新系统，据说，现在任何从公司发出的邮件，一旦出现“状况”，系统会自动警报，并阻止发送。- E5 |; X! ], ^5 c7 j. `
　　为这事，我们八卦了半天，都在推测系统会设置多少敏感词汇来自动阻止邮件。经讨论，大家达成共识：少写中文邮件———我们工作往来的邮件，大部分是用英语写的，而那封控诉信用的是中文———这种信，还是用母语写比较顺畅。
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守则五：不要随意转发* B( O# s& h- W* d- g4 M
　　
) n4 W7 ]- D% V3 wKen 项目经理; [) X/ U" [- W5 s8 t" W6 {

, x' v/ R8 f! ?: ~, H　　通常我们汇报工作时，贪图方便，会直接把邮件转发给老板。但你的老板如果足够细心和专业，他会批评你。2 t! Q; V' H7 c2 v  D& g$ u
　　我对我们老板肃然起敬，也是因为一封邮件。那次，他把我叫到办公室：“Ken，你是不是偷懒，直接把对方的公文发给我了？”
% m/ a' O- c, Z2 u9 {$ J5 U　　我的确转发了邮件，因为一样是总结，既然对方总结好了，我就顺手按了转发，可是，他怎么会知道？
) [2 x$ p3 I( f' ]( \+ S9 y; i# v　　“你过来，转发的字色是灰色，并且前面会出现‘>’的符号。”3 ?( D$ U& z, G3 T7 |
　　
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我满脸通红。到底是老板！